De afgelopen drie maanden hebben ons veel geleerd. Hoe belangrijk sociale contacten zijn, hoe fijn het is als je straks weer je ouders of vrienden kan vasthouden. Dat je zonder aan te sluiten in de file toch heel goed kan werken. Zoom en Skype geen geheimen meer kennen. Maar ook dat heel Nederland in ieder geval één woord kent in gebarentaal: hamsteren!
Hebben jullie ook stiekem net wat meer wc-rollen gekocht dan normaal? Het komende jaar ben ik voorzien. En wat te denken aan de zeeppompjes? Mijn badkamerkast staat er nog vol mee. Het was ook confronterend: opeens bleken artikelen niet meer te krijgen. Als er geen wc-rollen zijn, dan is dat te overleven. Maar ernstiger wordt als er kritische producten niet meer beschikbaar zijn, én dat je afhankelijk bent van derden. We hebben dat goed gezien bij de mondkapjes en de zuurstofapparaten.
De afgelopen decennia stonden in het teken van kostenbesparing en efficiency-maatregelen. Het begon met het beperken van voorraden in het productieproces. Velen van jullie zullen de 3 R’s nog kennen: voorraad zorgen voor rentekosten (voorfinanciering), opslagkosten (ruimte) en verzekeringskosten (risico afdekken). We werden in navolging van wat de Japanners ons leerden, experts in just-in-time processen, KANBAN, Lean, en alle Europese autofabrikanten keken met ontzag naar Toyota’s productieproces, waarin voorraden geminimaliseerd waren en er partnerships met leveranciers voor just-in-time leveringen waren gesloten. De afhankelijkheid en kwetsbaarheid die je daarmee als organisatie liep, stonden niet in de financiële modellen of werden afgedaan met juridische contracten
Recent las ik een artikel in het FD over de voorraden gedurende de Koude Oorlog en de relatie met Corona. Dit artikel heeft me niet meer losgelaten. De corona crisis liet pijnlijk duidelijk zien dat er tekorten waren aan essentiële producten en deze niet gemakkelijk konden worden aangevuld. Er werd zelfs een aparte “project”minister aangesteld om de materialen als mondkapjes en zuurstofapparaten te regelen. De relatie tussen Philips en Nederland werd opnieuw gekoesterd opdat Philips ons maar de zuurstofapparaten zou leveren. Opeens bleek hoe we ook op dit vlak ontzettend kwetsbaar waren geworden door ver doorgevoerde voorraadprincipes.
In het genoemde artikel werd Zwitserland aangehaald. Zwitserland heeft zich als land nooit iets aangetrokken van wat er in de wereld gebeurde. Je was als buitenlander welkom voor frisse lucht, de skipistes, en voor een leuke conventie in Davos. Maar je moest je niet met het land bemoeien. En Zwitserland heeft zich nooit ingelaten met de voorraadprincipes, maar een houdt eigen ijzeren voorraden aan. Niet zelf als overheid, maar bedrijven houden de landelijke strategische voorraden aan. En koffie maakt hier zelfs onderdeel van uit.
Welke producten zijn voor onze organisatie van “levensbelang”?
Het aanleggen van ijzeren voorraden zal weer gaan toenemen. Enerzijds door de ervaring in de afgelopen maanden, en anderzijds ook dat de internationale verbondenheid en coalities veranderen. De Verenigde Staten opereren lang niet meer als de bondgenoot van Europa van weleer en binnen Europa sluimert er een conflict tussen het noorden en het zuiden. Interessante ontwikkelingen, die maken dat je misschien de afhankelijkheid van derden moet heroverwegen.
Terug naar de voorraden. Zoals in de laatste decennia van de twintigste eeuw de druk lag op het verlagen van voorraden en efficiency in productieprocessen, zal naar verwachting de komende periode ook aandacht worden gegeven aan de strategische beschikbaarheid van producten. Het gaat hierbij om producten die noodzakelijk zijn voor een stabiele en veilige situatie.
Dit hoeven niet alleen mondkapjes of desinfectiemiddel te zijn. Het gaat ook om producten waarvan de beschikbaarheid van belang is voor de organisatie. Wat de omvang is van de ‘strategisch beschikbare voorraad’ en om welke producten het gaat, is dus voor iedere organisatie anders. Interessant om daar de komende tijd in het management en directie over te spreken! Welke producten zijn voor onze organisatie van ‘levensbelang’? En vervolgens zal je moeten bepalen tot welke grens, voorraadniveau je een afhankelijkheid van derden accepteert. En daarmee bepaal je dus ook je ‘ijzeren voorraad’.
Bij Ergon gaan we hiermee aan de slag. We hebben weliswaar kunnen draaien tijdens de crisis, maar er waren voldoende aandachtspunten die maken dat we zullen gaan nadenken over het gewenste afhankelijkheidsniveau van derden.
Voor nu, het is nog heel vroeg in de zaterdagochtend, ga ik kijken of mijn ijzeren voorraad koffie nog op niveau is.
cm: nieuwspanel: iedere week blikt iemand uit ons cm:nieuwspanel terug op het belangrijkste nieuws voor de controller. Deze week: Ingrid Hems, concernhoofd Financiën en Bedrijfsvoering bij Ergon en bestuurslid Accountants in business NBA.
Bron: CM nieuwspanel - 29 juni
Auteur: Ingrid Hems, concernhoofd Financiën en Bedrijfsvoering bij Ergon en bestuurslid Accountants in business NBA
